Hela förvaltningen, samlad på ett ställe.

Beståndet, hyresgästerna och avtalen ligger i samma system som felanmälningarna, ronderna, besiktningarna, dokumenten och mätarna. Det som ska göras får en ansvarig och ett datum. Det som gjorts finns kvar att titta på. Och när ni undrar vad något kostar går det att fråga i stället för att gissa.

Prata med oss Se hur det fungerar

“Ja absolut.” Och sen hände ingenting.

Det är sällan det som går sönder som kostar mest. Det är det där någon lovade titta på, som ingen hann följa upp, och som ingen riktigt minns ett år senare. Därför gör vi det så lätt som möjligt att lägga upp en uppgift i stället. Säg det till Claude, eller spela in mötet och låt uppgifterna falla ut på vägen.

Så brukar det gå till

ChefenKan du fixa fläktrummet på Nybrogatan?
KolleganJa absolut.
Sedan hände ingenting.
Ett år senareVi löste väl det där? Var står det någonstans?

Så skulle det kunna se ut i stället

Uppgift 3312 Klar

Fläktrummet, Nybrogatan 14

Ansvarig: Jonas Ek
Deadline: 14 oktober
Status: Klar 9 oktober
Åtgärd: Filterbyte · 2 340 kr

Ligger kvar i fastighetens historik, även om ingen frågar på ett år.

Skriv den själv

Tio sekunder i systemet, eller ett par ord i mobilen medan ni ändå står där.

Be Claude eller ChatGPT

“Lägg upp en uppgift på Jonas att ta in offert på fläktrummet, deadline fredag.” Ni tittar igenom den och godkänner. Sedan ligger den där.

Spela in mötet

Det ni kom överens om faller ut som uppgifter med ansvarig och datum, så att ingen behöver sitta och föra protokoll.

Felanmälan, offert, annons eller besiktning. Det mesta går att lägga upp som en uppgift
En ansvarig person, så att ingen behöver anta att någon annan tog det
Ni ser vad som är klart utan att behöva fråga, och vad som väntar på något

Undrar ni vad något kostar? Fråga bara.

Registret, avtalen, dokumenten, fakturorna, ärendena och mätarna ligger i samma system. Då kan en fråga som annars hade blivit ett litet utredningsuppdrag bli ett samtal på några minuter i stället.

Ert eget AI-verktyg, kopplat till fastighetssystemet

Vilka fläktaggregat har vi, och vilka filter sitter i dem?
När byttes de senast, och vad kostar det oss att de inte är bytta?
Och fuktärendena, hur många är de och vad har de kostat?

Andra frågor som brukar dyka upp

Vilka avtal löper ut inom sex månader?
Vilka objekt står tomma just nu, och sedan när?
Vad har vi lagt på Kvarngatan sedan vi köpte den?
Vem bodde i 1103 när fuktskadan upptäcktes?

Exemplet är påhittat. I en riktig fråga kommer siffrorna ur ert eget bestånd, era egna fakturor och era egna ärenden.

Svaret kommer ur ert eget system och följer de behörigheter ni redan har
Frågan ställer ni i det AI-verktyg ni redan använder, alltså Claude, ChatGPT eller något annat
Systemet får gärna föreslå en åtgärd, men det är alltid en människa som godkänner

Färre samtal om sådant hyresgästen kan se själv.

Hyresgästen behöver inte ringa för att höra hur det går. Ärendet, svaren och statusen finns där hen redan är, i en portal med er domän, er logotyp och er avsändaradress.

Samtal som brukar bli färre

“Har ni fått min felanmälan?”
“När kommer ni?”
“Vad händer med mitt ärende?”
“Kan ni skicka mitt kontrakt igen?”

Er domän, er logotyp, era färger och er avsändaradress. Systemet bakom håller sig i bakgrunden
Foto, chatt och status på ärendet, så att hyresgästen kan följa det själv
E-post, SMS, Kivra eller vanligt brev. Den som inte har e-post får ett brev i stället

Avtalet, och allt som hänt det.

Ett avtal skrivs i systemet, genereras som PDF och kan skickas för signering via Kivra. De flesta har en pärm sedan tidigare också, och de avtalen hör hemma på samma ställe. Skanna in dem, så ligger de på rätt objekt med rätt datum.

Avtalet genereras som PDF och kan skickas för signering via Kivra
Har ni pärmar sedan tidigare? Skanna in dem, så hamnar de på rätt avtal med rätt datum
Vem som bodde här, vilket pris som gällde och vilka tillägg som var aktiva finns kvar

Lgh 1103, Nybrogatan 14Aktivt avtal

2014
Original på papperInskannat
Skannat och uppladdat vid övergången. Samma avtal, med sitt riktiga datum.
2019
Tillägg: parkering
Egen rad med avtalat pris, startdatum och slutdatum.
2024
Nytt avtal, signerat i KivraSignerat i Kivra
PDF:en skickades för signering och kom tillbaka påskriven. Avtalet låstes när alla hade skrivit på.
2026
Uppsägning registrerad
Avflyttningsbesiktningen planerades in sju dagar före utflytt.

Och det här finns i systemet i dag.

Från registret och avtalen till ronderna och mätarna. Ingen färdplan och inga löften, bara det som går att använda från dag ett.

Ärenden

Felanmälan och arbetsorder i ett: Samma ärende bär hyresgästens beskrivning och skötarens jobb, tillsammans med ansvarig, prioritet, deadline, tillträde, felkod och interna anteckningar.
Uppgifter för allt annat: Offerten som ska tas in, annonsen som ska läggas upp, avtalet som ska följas upp. Samma lista och samma uppföljning.
Åtgärder med kostnad: Utfört arbete med belopp och datum, kopplat till rätt objekt och sparat i fastighetens historik.

Planerat arbete

Ronderingar: Rondmallar med ordnade kontrollpunkter, foto och anmärkning per punkt. En underkänd punkt blir en arbetsorder på den som ska ta hand om den.
Felet följer med: Om punkten fortfarande är underkänd nästa rond ligger den förmarkerad, med samma öppna arbetsorder som förra gången.
OVK och kontroller: En underkänd rond blir arbetsordrar, och när sista avvikelsen är löst skapas ombesiktningen. Protokollet sparas med resultatet.
Besiktning ur avtalet: In- och utflytt planerar var sin besiktning, med den dagförskjutning ni vill ha. Flyttas datumet följer besiktningen med.
Återkommande underhåll: Intervall eller en fast kalenderdag, per objekt, trapphus, byggnad eller hela bolaget.

Register och avtal

Hyresgäster: Privatpersoner och företag med kontaktuppgifter, betalnings- och leveransinställningar. Personnummer lagras krypterat.
Avtal: In- och utflyttningsdatum, status som räknas fram av sig själv, flera boende på samma avtal och en varning om ett nytt avtal krockar med ett befintligt.
Tillägg: Parkering, förråd, husdjur eller städning som egna rader med avtalat pris. Ett tillägg som gäller hela trapphuset läggs upp en gång och följer sedan med nya avtal.
Signering: Avtalet genereras som PDF och kan skickas för signering via Kivra. Signerade handlingar sparas mot avtalet.
Historik: Vem som bodde i objektet, vilket pris som gällde och vilka tillägg som var aktiva under en viss period.

Uthyrning

Lediga objekt och annons: Annonsen skrivs i Caseus och publiceras till HomeQ, med hjälp att välja bilder och putsa texten.
Intressenter: En pipeline från ny till kontaktad, bokad visning och tecknat avtal, med nästa åtgärd på varje rad.
Visningar: Bokas i samma kalender som ronder och besiktningar, så att ingen dubbelbokar sig själv.
Ny hyresgäst: Den som tackar ja registreras som hyresgäst med avtal, tillägg och inloggning i portalen.

Fastigheten

Fastighet, byggnad, entré, objekt: Registret som allt annat hänger på: hyresgäster, avtal, ärenden, dokument, kostnader och mätare.
Komponenter: Vad som sitter i objektet: fabrikat, modell, serienummer, skick, inköpsdatum och garanti.
Dokument med AI-index: Arkivet indexeras där det redan ligger, kategoriseras och kopplas till rätt fastighet. Filer som ser ut att innehålla lösenord eller ID-kopior får en markering.
Mätare och larm: Kallvatten, varmvatten, el, värme, kyla och gas, med larm om data uteblir, förbrukningen sticker iväg eller flödet aldrig går ner till noll.

Teamet

Kalender: Ronder, besiktningar, visningar och deadlines i samma vy, och den går att koppla till Google Calendar eller Outlook.
Roller per uppgift: Utförare, redigerare och läsare, satta per person eller per grupp.
Leverantörsåtkomst: Den externa utföraren ser arbetsordrarna hen står på, och behöver inte släppas in i resten av systemet.
Diktering i mobilen: Håll in knappen och berätta. Objektet matchas mot registret och ni tittar igenom utkastet innan ärendet skapas.
Frågor och flöden: Ert eget AI-verktyg kan kopplas till systemet, och färdiga flöden kan skicka protokoll eller höra av sig till ansvarig när något är klart.

Och ni behöver inte byta system för att komma igång.

Det som brukar kännas tyngst är sällan priset. Det är tanken på migreringen, att allt ska flyttas samma vecka och att något ska gå sönder på vägen. Vi gör det hellre lite lugnare än så.

1
Vi läser in det ni har
Vi hämtar bestånd, hyresgäster, avtal, tillägg, ärenden, dokument och reskontra ur ert nuvarande system.
2
Ni arbetar i Caseus
Det gamla systemet får ligga kvar och fungera under tiden. Ni behöver inte stänga något för att komma igång.
3
Ni släpper det när ni vill
Övergången sker i er takt, när ni känner er klara, inte vid ett datum någon satt i ett avtal.

Berätta hur er förvaltning ser ut i dag.

Vi visar vad som skulle se annorlunda ut med Caseus, på ert eget bestånd. Ingen presentation. Vi går igenom era faktiska hus.

Prata med oss

hej@caseus.se

Drift inom EU, svensk support och en partner som känner hela lösningen.